Model Penerapan Flexible Working Arrangement (FWA) Di Provinsi Riau

 

Ferry Elwind, M.Si
Analis Sumber Daya Manusia Aparatur Ahli Madya
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Riau

A. PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Perubahan lanskap dunia kerja di era digital telah membawa transformasi signifikan pada cara organisasi mengelola sumber daya manusia. Salah satu inovasi yang muncul adalah Flexible Working Arrangement (FWA) atau pengaturan kerja fleksibel, yang memberikan keleluasaan bagi pegawai dalam mengatur waktu, lokasi, atau metode kerja sesuai kebutuhan, tanpa mengurangi produktivitas. Seiring dengan perkembangan dunia kerja yang dinamis dan transformasi global dalam paradigma kerja, peluang untuk menciptakan pengaturan kerja yang fleksibel semakin terbuka lebar.

Pada era ini, peran keluarga dan gaya hidup individu mengalami perubahan positif yang mendorong kebutuhan akan keseimbangan antara kehidupan profesional dan pribadi. Seorang Pegawai ASN pada saat bekerja terdapat kecenderungan dikelilingi oleh urusan keluarga dan kehidupan pribadinya, namun secara profesional dituntut untuk tetap didasarkan pada terjaganya motivasi Pegawai ASN dan jaminan produktivitas yang semakin meningkat.

Fleksibilitas Kerja merupakan pola bekerja yang memberikan kesempatan bagi Pegawai ASN untuk mengintegrasikan urusan kerja dan keluarga secara profesional. Pola bekerja tersebut merupakan bentuk dari fleksibilitas bagi Pegawai ASN dalam melaksanakan tugas kedinasan pada Instansi Pemerintah. Dalam rangka mengoptimalisasi pola bekerja tersebut perlu didukung dengan penerapan teknologi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Pegawai ASN. Penerapan teknologi di satu sisi mendukung terciptanya lingkungan kerja yang fleksibel, terbuka, dan efisien dalam pemanfaatan alat tulis kantor. Di sisi lain, dukungan teknologi akan mendukung Pegawai ASN untuk bergerak dan berpindah dengan mudah.

Kemajuan teknologi informasi seperti cloud computing, video conferencing, dan aplikasi kolaborasi daring (Zoom, Microsoft Teams, Google Workspace) memungkinkan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif tanpa batasan lokasi fisik. Selain itu, perubahan karakteristik angkatan kerja, terutama generasi Millennial dan Gen Z, mendorong tuntutan akan fleksibilitas kerja sebagai bagian dari work-life balance. Survei Deloitte (2020) menunjukkan bahwa 64% generasi milenial menganggap fleksibilitas kerja sebagai salah satu faktor utama dalam memilih pekerjaan.

Pandemi COVID-19 mempercepat penerapan sistem kerja jarak jauh secara global. Berdasarkan laporan Gartner (2021), lebih dari 80% perusahaan dunia berencana mempertahankan kebijakan kerja fleksibel, setidaknya sebagian, setelah pandemi. Fenomena ini membuktikan bahwa FWA dapat dijalankan secara efektif dan berkelanjutan, dengan manfaat seperti peningkatan produktivitas, efisiensi biaya, serta peningkatan kesejahteraan pegawai.

Dengan latar belakang tersebut, penerapan FWA menjadi strategi penting bagi organisasi untuk menghadapi tantangan era kerja modern, mempertahankan talenta terbaik, dan meningkatkan daya saing di tengah dinamika global.

II. Tantangan Penerapan FWA pada ASN

1. Pengawasan kinerja dan kedisiplinan pegawai.
2. Kesenjangan akses teknologi antar wilayah.
3. Budaya kerja birokrasi yang masih cenderung face-time based (mengutamakan kehadiran fisik).
4. Kesiapan regulasi yang jelas dan seragam di semua instansi.

III. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dan Manfaat dari analisis model penerapan FWA adalah:

1. Mendeskripsikan penerapan FWA pada organisasi perangkat daerah.
2. Memberikan kontribusi pada pengembangan manajemen sumber daya manusia, khususnya terkait kebijakan kerja fleksibel.
3. Menjadi referensi bagi organisasi dalam merancang dan mengimplementasikan kebijakan FWA yang efektif.
4. Memberikan gambaran bagi instansi pemerintah, terkait pengaturan kebijakan ketenagakerjaan yang adaptif di era digital. Sedangkan manfaatnya FWA bagi ASN adalah :
   1. Bagi Individu : Meningkatkan kesejahteraan, kesehatan mental, dan work-life balance.
   2. Bagi Organisasi Pemerintah : Efisiensi operasional, pengurangan kemacetan di kantor pusat, dan optimalisasi penggunaan teknologi informasi.
   3. Bagi Masyarakat : Pelayanan publik tetap berjalan meskipun ASN bekerja dari lokasi berbeda.

Adanya FWA, diharapkan ASN dapat memiliki keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi (Work-Life Balance), serta dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja (employee engagement). Dengan demikian, employee engagement dapat meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

 

B. PEMBAHASAN

I. Flexible Working Arrangement (FWA)

Implementasi Flexible Working Arrangement telah diterapkan di Indonesia melalui Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 21 tahun 2023 tentang Hari Kerja dan Jam Kerja Instansi Pemerintah dan Pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN). Pasal 8 ketentuan dimaksud menegaskan bahwa Pegawai Aparatur Sipil Negara dapat melaksanakan tugas kedinasan secara fleksibel meliputi fleksibel secara lokasi dan fleksibel secara waktu, selain itu juga wacana efisiensi anggaran yang dilakukan pemerintah membuat Flexible Working Arrangements (FWA) semakin lazim diterapkan di instansi lembaga pemerintah (Gede Wijaya Kusuma et al., 2024).

Flexible Working Arrangements (FWA) dikatakan sebagai pengaturan lingkungan kerja atau jadwal kerja yang tidak terikat pada batasan yang normal pada pekerjaan tradisional (Ochieng & Kamau, 2021). Bentuk Flexible Working Arrangements (FWA) meliputi: jam kerja fleksibel, kerja jarak jauh (remote) dan pengaturan kerja paruh waktu. Flexible Working Arrangements (FWA) ini semakin populer di dunia kerja modern karena perkembangan teknologi, kebutuhan dan kebijakan perusahaan, serta perubahan preferensi kerja karyawan. Kossek & Michel (2011) mengembangkan konsep Flexible Working Arrangements (FWA) menjadi dua bagian, yaitu employer-initiated arrangements dan employee-initiated arrangements.

Flexible Working Arrangements (FWA) yang diinisiasi oleh perusahaan atau yang disebut sebagai employer-initiated arrangements biasanya bertujuan untuk efisiensi kerja dan produktivitas, sedangkan Flexible Working Arrangements (FWA) yang diinisiasi oleh karyawan atau yang disebut sebagai employee initiated arrangements biasanya bertujuan untuk kebutuhan personal dan keseimbangan kehidupan kerja. Flexible Working Arrangements (FWA) merupakan konsep pengelolaan kerja yang memberikan fleksibilitas kepada karyawan dalam menentukan waktu, lokasi, serta cara mereka bekerja, selama tetap mampu memenuhi tanggung jawab dan target pekerjaan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Menurut International Labour Organization (ILO, 2020), Flexible Working Arrangement adalah pengaturan kerja yang memberi keleluasaan kepada pegawai dalam menentukan jam kerja, lokasi kerja, atau pola kerja, dengan tetap memenuhi target kinerja yang telah ditetapkan. Bentuk umum FWA meliputi:

1. Flextime : Pegawai dapat memulai dan mengakhiri pekerjaan pada jam yang fleksibel.
2. Remote Working / Teleworking : Pegawai bekerja dari lokasi di luar kantor, biasanya dari rumah.
3. Compressed Workweek : Jumlah hari kerja dikurangi, tetapi jam kerja harian lebih panjang.
4. Part-time / Job Sharing : Pembagian pekerjaan antara dua atau lebih pegawai dengan jam kerja terbatas.
5. Hybrid Working : Kombinasi kerja dari kantor dan dari lokasi lain.

Selanjutnya  beberapa teori yang Mendukung Penerapan FWA antara lain :

1. Teori Motivasi Herzberg (Two-Factor Theory) FWA merupakan faktor motivator yang dapat meningkatkan kepuasan kerja, loyalitas, dan semangat kerja pegawai.
2. Work-Life Balance Theory Menurut Greenhaus & Allen (2011), keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi meningkatkan kepuasan kerja, mengurangi stres, dan mencegah burnout.
3. Job Demands-Resources Model (JD-R Model) Dalam model ini, FWA termasuk job resources yang dapat mengurangi tekanan kerja (job strain) serta meningkatkan keterlibatan (engagement) pegawai.
4. New Public Management (NPM) Dalam konteks ASN, penerapan FWA sejalan dengan prinsip efisiensi, efektivitas, dan inovasi pelayanan publik yang diusung oleh NPM.

Berdasarkan beberapa definisi dari para ahli yang diuraikan tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa definisi Flexible Working Arrangements (FWA) adalah konsep pengaturan bekerja yang memberikan fleksibilitas kepada karyawan dalam menentukan waktu, lokasi dan cara kerja mereka, dengan tetap menjaga produktivitas dan kinerja yang diharapkan oleh organisasi. Konsep bekerja Flexible Working Arrangements (FWA) didukung oleh perkembangan teknologi yang masif seiring dengan berkembangnya isu manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) modern.

 

II.    Konsep Pelaksanaan FWA

Penerapan konsep Flexible Working Arrangements (FWA) penting untuk mengidentifikasi dan memahami faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi Flexible working Arrangements (FWA) dari setiap sudut pandang. Hal ini dikarenakan efektifitas dari implementasi Flexible Working Arrangements (FWA) tidak hanya bergantung pada satu faktor atau satu pihak saja. Diperlukan berbagai peran dari perusahaan, karyawan dan kebijakan pemerintah untuk mengefektifkan implementasi Flexible Working Arrangements (FWA).Thomas dan Ganster mengatakan pemerintah mendorong organisasi atau perusahaan untuk menawarkan jam kerja fleksibel, seperti kerja paruh waktu untuk mengurangi tingkat konflik antara pekerjaan dan kehidupan pribadi (Pandiangan, 2018:26). Sedangkan menurut Hill, Grzywacz, Allen, Blanchard, Matz-Costa, Shulkin, dan Pitt Catsouphes bahwa pengaturan jam kerja fleksibel mempunyai indikasi positif dan signifikan bagi karyawan dan organisasi (Pandiangan, 2018:26). Fleksibilitas tempat kerja dan lokasi kerja dapat dimaknai sebagai kemampuan karyawan untuk membuat perubahan, kapan, dan total waktu yang dihabiskan dalam melakukan suatu pekerjaaan.

Model fleksibilitas atau kemampuan adaptasi terhadap manajemen pegawai memiliki dimensi kunci dan memiliki tiga komponen yang berkaitan dengan desain organisasi, desain pekerjaan, dan sikap/integritas pegawai. Setiap organisasi pemerintah didesign secara efektif dan efisien berbasis Teknologi Informasi. Oleh karena itu perlu diidentifikasi jabatan-jabatan yang memungkinkan dilaksanakan bekerja secara flexible. Penilaian sasaran dan perilaku kerja serta integritas pegawai diperlukan untuk memastikan yang bersangkutan dapat dipercaya bekerja secara fleksibel.Dengan mempertimbangkan berbagai hal-hal tersebut, dapat ditegaskan bahwa Flexible Working Arrangements (FWA) bukan sekadar tren sesaat, melainkan representasi dari perubahan struktural dan kultural dalam dunia kerja kontemporer. Fleksibilitas dalam bekerja kini menjadi bagian penting dari strategi manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) yang efektif, yang menekankan pentingnya adaptabilitas, inovasi teknologi dan kesejahteraan kerja sebagai landasan dalam menciptakan organisasi yang kompetitif, berkelanjutan dan responsif terhadap perubahan global.

 

III. Praktek baik implemetasi FWA pada ASN di Indonesia

Sejak pandemi COVID-19, pemerintah melalui Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 19 Tahun 2020 memberikan fleksibilitas kerja ASN dengan pola Work From Home (WFH) dan Work From Office (WFO) secara bergantian. Pasca-pandemi, beberapa instansi mulai mengadopsi pola Hybrid Working dengan dukungan aplikasi seperti e-office, Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG), dan layanan publik digital.

Pengaturan pola kerja fleksibel telah banyak diuji coba oleh instansi pemerintah baik dalam penyelenggaraan pelayanan publik maupun non pelayanan publik. Beberapa instansi baik pusat maupun daerah yang telah melaksanakan kebijakan tersebut antara lain:

• Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas: Menerapkan jam kerja khusus (pukul 06,00 s.d 21.00 WIB) menggunakan integrated digital workplace dan Smart Office.
• Kementerian Keuangan: Menerapkan remote working untuk pegawai dengan indikator kinerja yang terukur.
• Badan Pusat Statistik: Menggunakan sistem e-survey dan aplikasi monitoring daring untuk pegawai lapangan.
• KemenPAN-RB: Melakukan uji coba hybrid working di unit-unit pelayanan administrasi.
• Pemerintah Provinsi Jawa Barat: pengaturan pola bekerja dengan memberlakukan sistem lokasi bekerja diluar kantor untuk kriteria jabatan tertentu.

Penerapan ini menunjukkan bahwa dengan regulasi yang jelas, dukungan teknologi, dan perubahan budaya kerja, FWA dapat diintegrasikan ke dalam birokrasi Indonesia tanpa mengorbankan kualitas pelayanan publik.

 

IV. Analisis Risiko dan Peluang Penerapan FWA di Provinsi Riau

Berikut diuraikan Analisis Risiko & Peluang hubungan Flexible Work Arrangement (FWA) dengan Employee Engagement dalam bentuk matrik:

Matriks Risiko & Peluang – Flexible Work Arrangement

Tahap	Peluang (Opportunity)	Risiko (Risk)	Mitigasi Risiko
1. Flexible Work Arrangement	Meningkatkan daya tarik organisasi & retensi talenta	Tidak semua jenis pekerjaan bisa fleksibel	Terapkan FWA secara selektif sesuai karakteristik pekerjaan
2. Autonomy & Trust	Mendorong rasa kepemilikan dan tanggung jawab	Kurangnya disiplin pegawai ASN	Berikan pelatihan manajemen waktu & disiplin kerja
3. Work-life Balance	Keseimbangan kerja–hidup lebih baik, menurunkan stres	Batas kerja–pribadi buram (always on)	Tetapkan jam kerja inti (core hours) dan batas komunikasi
4. Productivity	Produktivitas meningkat karena PEGAWAI bekerja di kondisi optimal	Kolaborasi dan koordinasi melemah	Gunakan tools kolaborasi online & pertemuan rutin
5. Job Satisfaction	Kepuasan kerja naik karena kepercayaan & fleksibilitas	Rasa terisolasi dari tim	Adakan sesi tatap muka berkala, virtual coffee break
6. Employee Engagement	Loyalitas, motivasi, dan keterlibatan meningkat	Risiko disengagement jika hambatan tak diatasi	Monitoring engagement secara berkala dan tindak lanjut cepat

 

berdasarkan matrik diatas pada organisasi yang mengabaikan isu-isu yang terkait dengan work-life balance termasuk pengaturan flexible working arrangement, berdasarkan beberapa penelitian menyatakan bahwa pegawai dengan kinerja yang rendah akan lebih sulit untuk meningkatkan prestasi kerjanya.

 

V. Model Penerapan WFA ASN di Provinsi Riau

Penerapan Flexible Work Arrangement/WFA bagi ASN, khususnya model WFA, harus melalui uji coba terbatas terlebih dahulu. Hal ini penting karena tidak semua jabatan cocok untuk sistem fleksibel dan tidak semua daerah memiliki infrastruktur yang mumpuni. Ditekankan bahwa fleksibilitas kerja tidak boleh mengganggu kualitas layanan publik dan harus tetap menggunakan indikator kinerja utama (KPI) sebagai tolok ukur efektivitas. Adapun model implementasinya sebagai berikut :

Elemen Implementasi	Deskripsi Singkat
Sistem Hybrid Situasional	FWA seperti WFA diberikan secara terbatas saat momen tertentu (misal: libur nasional)
Dukungan Teknologi Digital	Platform Kolaborasi, SIGMA, e-office dan e-Kinerja mendukung fleksibilitas sekaligus menjaga transparansi dan pengawasan
Pendekatan Bertahap & Selektif	Uji coba diwajibkan sebelum diterapkan secara luas, terutama bagi jabatan non-layanan langsung
Fokus Kinerja dan Pelayanan	Kinerja tetap diukur objektif dengan KPI—pelayanan publik tidak boleh terganggu
Regulasi Pendukung	Peraturan Gubernur tentang FWA ASN, SOP FWA per PD dan Pedoman penilaian kinerja berbasis output

Untuk berjalannya elemen sebagaiman tabel diatas dibutuhkan adanya kebijakan untuk menjadi landasan bagi penerapan flexible working arrangement sebagai upaya menjaga produktivitas pegawai. Penerapan kebijakan ini tentunya juga harus didukung oleh lingkungan organisasi yang kondusif dalam penerapannya untuk mendukung kinerja pegawai melalui prinsip berikut :

1. Selective Application : FWA hanya untuk jabatan dan fungsi yang memungkinkan (misalnya: analisis kebijakan SDM, pranata digital, perencana, peneliti dll).
2. Performance-Based : Penilaian berbasis output/KPI, bukan lokasi fisik kerja.
3. Digital First : Semua dokumen, komunikasi, dan monitoring kinerja dilakukan melalui platform digital.
4. Service Assurance : Pelayanan publik tidak boleh terganggu; untuk jabatan frontliner, FWA diterapkan secara terbatas.
5. Trial & Evaluation – Penerapan awal melalui uji coba 3–6 bulan sebelum diperluas.

Adapun skema flaksibiltas sebagaimana berikut :

Skema	Keterangan	Contoh Jabatan
Hybrid WFO–WFH	Kombinasi kerja dari kantor dan rumah	Analis kebijakan, pranata layanan operasional
WFA (Work From Anywhere)	Bekerja dari lokasi selain kantor/rumah	Tenaga IT, desainer grafis
Fleksibilitas Jam Kerja	Jam masuk/keluar dapat diatur dengan jam inti (core hours)	Staf data entry, pengolah laporan
Compressed Work Week	Menyelesaikan jam kerja mingguan dalam lebih sedikit hari kerja	Tim proyek khusus

 

PENUTUP

Pengaturan kerja fleksibel adalah sistem kerja yang memungkinkan ASN untuk menyesuaikan waktu, lokasi, atau cara kerja mereka sesuai dengan kebutuhan, tanpa mengurangi produktivitas. Ini bisa mencakup perubahan jam kerja, pola kerja, atau lokasi kerja, seperti bekerja dari rumah atau bekerja dengan jam kerja yang fleksibel. Dengan adanya FWA, diharapkan ASN dapat memiliki keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, serta dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

Flexible Working Arrangements (FWA) bukan hanya sekedar kebijakan organisasi modern atau perubahan gaya bekerja, melainkan sebuah respon strategis dari perubahan dan perkembangan sosio-kultur, ekonomi dan teknologi dalam dunia kerja. Flexible Working Arrangements (FWA) telah berubah dari sekedar kebijakan opsional menjadi praktik strategis yang dipertimbangkan untuk mewujudkan tempat kerja yang lebih adaptif.

Pengaturan Flexible Work Arrangement (FWA) bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) ditentukan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) atau pimpinan instansi/perangkat daerah masing-masing dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi. Konsep bekerja Flexible Working Arrangements (FWA) ini sangat relevan dengan digitalisasi dan perkembangan tatakelola pemerintahan yang lebih modern karena pegawai ASN bekerja dengan memanfaatkan teknologi sebagai sumber daya yang penting dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan dengan dukungan kebijakan dan regulasi yang memadai.